UNIDAD 3.-MARCO DE GOBIERNO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

3.1 Fundamentos para la Generación de Estrategias de T.I

En los años recientes el término estrategia ha sido empleado de modo exagerado dentro de una amplia variedad de contextos del negocio, hasta el punto de convertirse en una palabra que prácticamente no tiene significado. La estrategia es el patrón o plan que integra las metas principales, políticas y secuencia de acciones de una organización dentro de todo cohesivo. Una estrategia asigna los recursos de una organización dentro de una disposición única y viable basada en sus fortalezas y debilidades relativas y los cambios previstos en el entorno. (Adaptado de The Strategy Process,Strategies for change, por James Brian Quinn del Darmouth College).

¿Qué es una Estrategia de Tecnología de Información?

Una Estrategia de TI considera los cambios por los cuales atraviesa una organización (tanto internos como externos) juntos con las oportunidades potenciales disponibles a esta. Las oportunidades de TI pueden incluir formas de usar la tecnología para ganar una ventaja competitiva, para reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de TI se sopesan contra las fortalezas y debilidades del entorno de TI actual (tanto tecnológico como organizacional) para establecer la estrategia de TI que se adopta. Una estrategia de TI despliega las directrices generales que se seguirán, la arquitectura de TI necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos específicos para implementar la arquitectura y las oportunidades de TI. La estrategia también presenta el grado de cambio requerido en la organización de TI (visión de TI, estilo, estructura, capacidades y competencias del recurso humano, habilidades, procesos, etc.) que serán necesarios para lograr la estrategia.

¿Por qué debe una empresa desarrollar una estrategia de TI?

Las razones incluyen: 

• Nuevo Liderazgo: Un nuevo presidente, Vicepresidente Financiero o Vicepresidente de información desea contar con un mapa de camino a seguir.
• Brecha de Desempeño: Se reconoce, generalmente por parte de la Dirección del negocio, que el desempeño de la TI requiere mejoramiento.
• Cambio Tecnológico: La empresa requiere de una nueva arquitectura para acomodar el crecimiento de nuevas tecnologías.
• Cambio Organizacional: La función de TI requiere un cambio debido a una reorganización, una fusión o una reducción.

Una característica de la Gestión Estratégica de TI es la visión completa de la función de TI. Carecer de visión completa implica empezar a dejar vacíos en el soporte al negocio. Todos sabemos que los negocios no van a parar por la carencia de soporte tecnológico, por lo que al dejar vacíos, estos serán llenados con “soluciones innovativas” de parte de los usuarios de tecnologías o servicios de TI proporcionados por terceras personas. Definitivamente, no tener en el radar todas las funciones de soporte de TI, permite que se generen múltiples versiones de soporte de TI en las empresas. Es importante entender que tener visión completa no necesariamente implica tener las soluciones en el presente. Más bien, implica conocer las necesidades de TI de la organización y el momento en el que son requeridas y por lo tanto estar listos para esos momentos de verdad que toca vivir en toda administración de TI.

3.2. Gobierno de tecnologías de la información.

Es indudable que cada vez más organizaciones dependen de servicios innovadores de TI y de las capacidades asociadas que hacen posible su entrega con la calidad y funcionalidad esperadas. Tradicionalmente, las Tecnologías de Información han sido vistas simplemente como un medio para soportar las operaciones de un negocio. Sin embargo, las organizaciones de excelencia entienden actualmente que TI debe jugar un papel no solamente táctico y operativo sino también estratégico, habilitando nuevos modelos, productos y servicios de negocio que aseguren el liderazgo, crecimiento y sustentabilidad de la organización en el largo plazo, transformando incluso sus industrias. Con el fin de asegurar el valor provisto por TI al negocio, es necesario por lo tanto, pasar de un paradigma de TI como recolector y cumplidor de requerimientos de sus "clientes" (ej. áreas internas), a un paradigma de TI como socio-colaborador y facilitador clave de soluciones de negocio. El establecimiento de un buen Gobierno y Gestión de TI es fundamental para asegurar esto. Por medio del establecimiento de un Gobierno de TI, es posible integrar los intereses y agendas de todos los participantes en la organización o negocio a través de principios, estructuras, prácticas y procesos que aseguren la generación de valor de TI, la mitigación de riesgos de negocio asociados con TI, y la optimización de recursos y costos a través de toda la organización.

¿Qué sucede con una organización IT mal manejada?

 En líneas generales no saben dónde estaban dirigiéndose (sin objetivo definido o comunicado), por lo tanto cualquier camino les llevaría allí (sin objetivos de dirección). En pocas palabras: estaban perdidos. Desafortunadamente muchas organizaciones IT optan únicamente por ITIL siendo lo más “popular” dentro del IT Service Management (ITSM), como si eso solo pudiera llevarlos a la “tierra prometida”. Salen del trabajo, se entrenan y vuelven a implementar ITIL. El resultado frecuentemente es una organización IT “menos perdida”. ¿Por qué es eso? ¿Cómo se asegura una organización IT que su destino final es el correcto? ¿Cómo hace para saber que su camino es el indicado o que se está en la senda correcta?

Gobierno de IT (IT Governance)

ITIL no fue creado como una práctica totalmente independiente de las demás. Su objetivo principal es aportar un enfoque orientado al proceso para la entrega de la infraestructura IT como un conjunto de servicios y el soporte directo de esos servicios. Los problemas de gestión de los recursos del proceso de implementación, calidad y seguridad requieren la integración de otros frameworks y métodos que permitan al IT Service Management (ITSM) lograr su propósito. Sin embargo no es suficiente. Aquí es donde entra en juego el IT Governance (Gobierno TI) y CobiT para definir el marco de gobierno necesario para sacarle el mayor provecho a ITIL. El Gobierno de TI busca alinear sus objetivos con los de la empresa. Se asegura que las compañías ofrezcan servicios valiosos a través del uso óptimo de sus recursos mientras se comprenden los riesgos, los objetivos y las métricas de seguimiento para analizar el funcionamiento de la organización.

¿Cuáles son las áreas del gobierno de TI? y ¿cuál es la función de estas áreas?

• Alineamiento estratégico, se centra en: Asegurar la conexión e integración del negocio con los planes de TI. Definir, mantener y validar las propuestas de valor de TI. Alinear las operaciones de TI con las de la empresa. Obtener mejor alineación que la competencia.
• Entrega de valor: se refiere a ejecutar las propuestas de valor durante el ciclo de entrega, asegurando que TI entrega los beneficios relacionados con la estrategia del negocio, concentrándose en optimizar costes y proporcionar el valor intrínseco a la TI.
• Gestión del Riesgo requiere: Concienciación por parte de la alta dirección. Comprender la necesidad del cumplimiento con los requisitos. Transparencia en el tratamiento de los riesgos más significativos. Integrar las responsabilidades de la gestión de riesgos en la organización. Clara comprensión de la apetencia de riesgo de la organización.
• Gestión de Recursos, se centra en: Organizar de manera óptima los recursos de TI de forma que los servicios que los requieran los obtengan en el lugar y momento necesarios. Alinear y priorizar servicios y productos existentes de TI que se requieren para apoyar las operaciones del negocio. Controlar y monitorizar los servicios TI propios y de terceros.
• Medición del Rendimiento, sigue y controla: La estrategia de la implantación. La estrategia de los proyectos. El uso de los recursos. El rendimiento de los procesos. La entrega de los servicios utilizando BSC. Sin una efectiva medición del rendimiento, los otros cuatro aspectos del Gobierno TI es muy probable que fallen.

¿Cuáles son los marcos de referencia de gobierno de T.I.?

Es un conjunto de métodos y prácticas que permiten establecer:

• Criterios de información exigidos por los requisitos de negocio.
• Procesos de negocio.
• Recursos a utilizar. 

Sus características son:

• Está orientado a procesos, tanto de TI como del negocio.
• Se debe definir el propietario del proceso, la responsabilidad sobre el proceso y la criticidad del mismo.
• Basado en prácticas comúnmente aceptadas para aprovechar la experiencia del mercado y ofrecer un conjunto de medidas de control multinacional, hecho especialmente importante para la auditoría. 

Ventajas de la implantación de un gobierno de T.I.

La aplicación del modelo de Gobierno de TI “permite concentrarnos en el desarrollo de capacidades de gestión, transfiriendo a proveedores estratégicos y corporativos las responsabilidades de desarrollo y operación de soluciones de tecnología de la información” tres aspectos principales del gobierno de TI: 

• Los relacionados con la identificación, valoración y análisis de alineamiento de los proyectos prioritarios para el negocio para enfocar a la organización y los proveedores en la atención de los mismos.
• Destinar parte del esfuerzo a la innovación, a trabajar fuertemente en el análisis de las mejores prácticas y los modelos de excelencia en la gestión operativa.
• Integrar y mejorar la visibilidad de los aspectos delegados en terceros (construcción y operación) para evitar que existan las típicas brechas entre las áreas de desarrollo de soluciones y las áreas de operación y soporte reforzando procesos tales como capacity / availability y configuration management.

Los aspectos más ventajosos del Gobierno de TI son:

• Contar con un modelo definido para la toma de decisiones.
• Alcanzar un balance adecuado entre centralización y descentralización de la tecnología basado en las necesidades del negocio.
• Definir un Scorecard basado en la creación de valor para el negocio.
• Compartir riesgos y beneficios con los partners para el desarrollo de servicios. 

¿Qué es una estrategia de T.I.?

Y ¿cuáles son sus características? Las estrategias de TI son parte de los proyectos de negocios en los cuales están involucrados los profesionales de TI. Pueden abarcar desde actualizaciones de alguna aplicación para mejorar un proceso de negocio, hasta un proyecto de virtualización completo para llevar a la empresa hacia un perfil más ágil y efectivo. Sin embargo, si bien la elaboración de estas estrategias es fundamental para los ejecutivos de TI, muchos aún las encuentran complicadas, debido a que deben tener un objetivo final de mejora del negocio, no de tecnología. Estrategia de T.I. y su característica Podemos realizar cualquier acción, incluyendo la Gestión de TI, con o sin estrategia. La diferencia será que sin estrategia perderemos ventajas en la utilización de los recursos, desenfocaremos el resultado final e incrementaremos los riesgos. Tener una visión estratégica en TI es fundamental para el éxito de cualquier operación de negocios.

La Gestión de TI debe de ser liderada por una sólida estrategia, formulada para apoyar los objetivos de negocio y anticiparse a los retos que el negocio mismo le impondrá en el futuro. Una característica de la Gestión Estratégica de TI es la visión completa de la función de TI. Carecer de visión completa implica empezar a dejar vacíos en el soporte al negocio. Todos sabemos que los negocios no van a parar por la carencia de soporte tecnológico, por lo que al dejar vacíos, estos serán llenados con “soluciones innovativas” de parte de los usuarios de tecnologías o servicios de TI proporcionados por terceras personas. Definitivamente, no tener en el radar todas las funciones de soporte de TI, permite que se generen múltiples versiones de soporte de TI en las empresas. Es importante entender que tener visión completa no necesariamente implica tener las soluciones en el presente. Más bien, implica conocer las necesidades de TI de la organización y el momento en el que son requeridas y por lo tanto estar listos para esos momentos de verdad que toca vivir en toda administración de TI.

La generación de una estrategia de TI pasa por el reconocimiento de las capacidades actuales y el establecimiento de la brecha real y la brecha permitida por las necesidades del negocio, así como todas las acciones necesarias para cerrar esa brecha en el momento oportuno. También incluye la predicción de cambios en las tecnologías, en el soporte que los fabricantes de la tecnología que usamos darán y la integración futura de tecnologías, para tomar decisiones de recambio, nuevas adquisiciones, mejoras en la capacidad y similares. Una gestión de TI con una buena estrategia debe de tener formulada su ruta de proyectos para un periodo de 5 años, 2 de los cuales deben de estar a detalle, con presupuestos financiados y recursos asignados para garantizar la operatividad de la estrategia.